AFO 273 - Opbouw controlebestand budgetstanden

273.1 Inleiding[//]

Het systeem kan, m.b.v. AFO 273, voor alle budgetten waarvoor budgetcontrole vereist is, voor een gekozen jaar, de boekhoudkundige stand en de verplichtingenstand herberekenen.

Het resultaat hiervan wordt in een ‘controlebestand’ genoteerd. In dit ‘controlebestand’ worden bovendien ook alle bedragen (met verwijzing naar de oorsprong) geregistreerd die leiden tot de herberekende standen. Deze bedragen kunnen afkomstig zijn uit zowel een factuur als een bestelling.

Vervolgens geeft AFO 274 (‘Controle van de budgetstanden’) u de mogelijkheid:

·         De herberekende gegevens te printen

·         De standen in het budgetbeheer (AFO 243, ‘Budgetbeheer’) te overschrijven met de herberekende gegevens

Let op:

AFO 273 moet worden gebruikt, op aanwijzing van de helpdesk, na elke storing in de bestelmodule. In tegenstelling tot de budgetstanden die in AFO 243 getoond worden zijn de standen in het controlebestand statisch. Ze zijn een momentopname en geven als dusdanig de toestand weer op een bepaald uur van een bepaalde dag. Om correcte cijfers te genereren is het noodzakelijk dat gedurende het volledige herberekeningsproces geen enkele actie wordt uitgevoerd die financiële implicaties heeft. M.a.w. het is absoluut noodzakelijk dat tussen het starten van AFO 273 en de update in AFO 274, er geen enkele activiteit in de bestelmodule plaatsvindt die veranderingen in boekhoudkundige standen en/of de verplichtingenstanden met zich meebrengt.

273.2 Opbouw controlebestand[//]

Als u deze AFO hebt gekozen verschijnt een invoerscherm:

Velden van het scherm

Fiscaal jaar

Voer het jaar  in waarvoor u de standen wenst te laten herberekenen. Het (default) getoonde jaar is het jaar waarvoor de budgetstanden in AFO 243 getoond worden en is instelbaar m.b.v. AFO 272.

Na uw keuze schakelt het systeem door naar de standaard procedure voor het starten van processen.